متداول ترین فرم های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار

۲۸ فرم مطرح در عملیات انبار در این بخش معرفی شده است:

۱) کارت انبار : این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود برای موارد زیر بکار می رود :

الف)ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی

ب)مبنای کنترل گردش اقلام موجودی

ج)مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات

د)تشخیص اقلام کم گردش و راکد

هـ)ضبط سوابق سفارش موجودی

۲) فرم درخواست جنس از انبار : این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود و دارای کاربردهایی بشرح زیر می‌باشد :

الف)ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار .

ب)مجوز تحویل جنس به درخواست کننده .

ج)مبنای صدور درخواست خرید .

د)مبنای صدور حواله انبار .

۳) فرم مصرف کالا (حواله انبار) : این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می شود و دارای کاربردهای زیر است :

الف)اعلام نوع و مقدار صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده .

ب)مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار .

ج)مبنا تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار .

د)مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .

۴) حواله انبار محصول : این فرم جهت تحویل کالا از انبار محصول به خریدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول یا فروش تنظیم می شود.

۵) فرم برگشت (مرجوعی) کالا به انبار : هنگامی که مازاد کالای دریافتی به انبار فرمردانده می شود تنظیم می شود و توسط انبار با برگشت دهنده تکمیل می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد:

الف)نشان دادن مشخصات مواد ، قطعات و سایر اقلام برگشتی به انبار با ذکر مشخصات اقلام برگشتی

ب)رسیدی در دست برگشت دهنده است.

ج)مبنای قیمت گذاری اقلام برگشتی.

د)مبنای صبت کارتهای موجودی و حسابداری انبار.

۶) فرم درخواست خرید : این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده قرار می گیرد و دارای کاربردهایی بشرح زیر است:

الف)درج مشخصات اقلام موردنیاز

ب)مبنای تأیید و تصویب خرید اقلام درخواستی

ج)مبنای انجام استعلام و عملیات خرید (خرید داخلی)

د)مبنای درخواست پیش فاکتور (pro forma invoice=PI)  در مورد خریدهای خارجی

هـ)مبنای ثبت کارت سفارش انبار و پیگیری خرید اقلام درخواستی

و)کنترل و مطابقت اقلام خریداری شده (خریدهای داخلی)

۷) فرم سفارش خرید : این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای موردنظر استفاده می شود و توسط اداره خرید تهیه وبرای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر است :

الف)بعنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است.

ب)اعلام مشخصات دقیق و شرایط موردقبول به فروشنده.

ج)تأیید سفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و عودت یک نسخه از فرم.

د)پیگیری اقلام سفارش شده توسط سرپرستی انبار یا انباردار .

هـ)مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها .

۸) فرم توزین باسکول :این فرم هنگام توزین کالاهائیکه از کارخانه صادر و یا به آن وارد می شوند مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت باسکول تهیه و تنظیم می‌شود.

۹) فرم رسید کالا به قسمت بازرسی : هنگام ورود کالا به کارخانه این فرم به منزله تأیید ورود آن مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت بازرسی صادر می شود.

۱۰) فرم گزارش روزانه بازرسی(صادره ، وارد) : این فرم توسط بازرسی و هنگام ورود یا صدور کالا به کارخانه یا از آن صادر می شود.

۱۱) رسید موقت انبار : این فرم مشخص کننده‌این است کمه جنس به انبار رسیده و تحویل انبار دار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس و یا بزرگ بودن محموله و در راه بودن بقیه ، همه آن نرسیده است ودارای کاربردهای زیر است :

الف)ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان‌پذیر نباشد.

ب)بعنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.

ج)مبنای پرداخت پسکرایه حمل است.

۱۲) رسید انبار :هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد :

الف)اعلام و تأیید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام

ب)اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول

ج)اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود فرم برگشت کالاهای امانی)‌

د)قیمت گذاری اقلام وارده .

هـ)ثبت کارت های موجودی و حسابداری آنها .

۱۳) فرم رسید و تحویل مستقیم : در شرایطی که اقلام خریداری شده می بایستی مستقیماً به درخواست کننده تحویل گردد این فرم توسط او تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد :

الف)اعلامیه و تأییدیه رسید اقلام (غیرانبار) خریداری شده و ذکر مشخصات دقیق آنها.

ب)مبنای رسید جنس به تحویل گیرنده نهایی (متقاضی) .

ج)مبنای قیمت گذاری اقلام خریداری شده .

۱۴) فرم ارسال و تحویل کالا : در شرایطی که کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری می گردد از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و … همچنین برای کنترل و تحویل و تحول اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار می گیرد و دارای کاربردهای زیر می باشد :

الف)درج مشخصات کلی اقلام ارسالی به کارخانه .

ب)مبنای ارسال کالا توسط تدارکات مرکز و پیگیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و کارخانجات .

ج)مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی به کارخانه .

د)بعنوان رسیدی در دست تحویل دهنده .

۱۵) کارت حساب انبار : این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می نماید.

۱۶) کارت سفارش انبار : این کارت دارای کاربردهای زیر می باشد :

الف)پیگیری اقلام درخواستی اط طریق واحد سرپرستی انبارها .

ب)درج وکنترل مقدار اقلام درخواستی ، سفارش داده شده و تعداد دریافت شده مربوط به هر سفارش .

ج)تعیین اقلام مورد درخواست سفارش داده نشده یا دریافت شده .

۱۷) فرم برگشت از خرید : در مواردیکه کالای خریداری شده به دلایلی پس داده می‌شود انبار این فرم را تنظیم می نماید.

۱۸) فرم تحویل اسقاط : این فرم توسط انبار هنگامیکه یکی از بخشهای کارخانه جنس اسقاطی را تحویل انبار می دهد تنظیم می گردد.

۱۹) این فرم توسط افراد مجاز برای خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار می گیرد.

۲۰) فرم کالاهای امانی ارسالی : این فرم در موقع ارسال کالا بصورت امانتی به مؤسسه یا قسمتی که به آن نیاز دارد توسط انبار دار تنظیم می شود.

۲۱) فرم برگشت کالای امانی ارسالی : این فرم هنگام برگشت کالاهائیکه قبلاً بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود.

۲۲) فرم کالای امانی دریافتی : این فرم برای کالاهائیکه بصورت امانت از مؤسسات یا قسمت های دیگر دریافت گردیده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می‌گردد.

۲۳) فرم برگشت کالای امانی دریافتی : این فرم هنگام عودت دادن کالایی که قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انبار صادر می شود.

۲۴) فرم تحویل کالای ساخته شده به انبار : هنگام تحویل کالای ساخته شده از قسمت های تولیدی به انبار صادر می شود و توسط قسمت های تولیدی پر می شود.

۲۵) صورتحساب فروش (نقدی، غیرنقدی) : این فرم برای مشخص کردن اقلام فروخته شده مورد استفاده قرار می گیرد و توسط قسمت فروش صادر می شود.

۲۶) فرم تعدیل (افزایش، کاهش) موجودی: چنانچه در صدد باشیم مقدار آماری موجودی (ریالی – مقداری) انبار را کاهش یا افزایش بدهیم ولی موجودی واقعی را تغییری ندهیم این فرم مورد استفاده قرار می گیرد. مثلاً در انبار گردانیها برای تعدیل حسابها در انبارها از این فرم بهره گرفته می شود.

۲۷) صورتحساب خرید : برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر می شود.

۲۸) فرم کنترل اسناد : این فرم همراه یک دسته از فرم ها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستاده شوند ارسال می شود تا در صورتی که فرم های ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود و توسط قسمت ارسال کننده فرم ها تهیه و تنظیم می شود.