طبقه‌بندی و کدگذاری در انبار و انبارداری
تعریف طبقه‌بندی و نکات مهم در اجرای آن:
به تقسیم انواع کالاهای موجود به گروه‌ها یا دسته‌هائی که دارای صفات مشترک و یا کاربرد مشترک باشند طبقه‌بندی گویند. طبقه‌بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمان‌ها و … به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه‌بندی کالا اهمیت می‌یابد. معمولاً در سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ صنعتی، با بررسی‌های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آنها به چند گروه اصلی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می‌دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آنها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه‌بندی می‌نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می‌نمایند در طبقه‌بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:
- برای کلیه کارکنان انبار ساده و قابل فهم باشد.
- با احتیاجات مختلف سازمان منطبق و هماهنگ بوده و نیاز آنها را به راحتی تأمین نماید.
- انعطاف‌پذیر بوده و با تغییرات کاهش یا افزایش تعداد اقلام کالاهای مورد نیاز قابل تطبیق باشد.
طبقه بندی در انبار
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه‌بندی:
- تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
- وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
- موقعیت جغرافیایی قسمت‌های مصرف کننده
- مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.
انواع طبقه‌بندی کردن کالاها:
(۱)طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.
(۲)طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.
(۳)طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد.
(۴)طبقه‌بندی کالاها براساس طرح‌ها و برنامه‌ها.
(۵)طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه‌های عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت‌ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت‌افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن‌آلات و … .
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و … آنرا به گروه‌های فرعی تقسیم می‌نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروه‌های فرعی آهن‌آلات، لوازم بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و … تقسیم و رده‌بندی می‌گردد.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می‌دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان‌بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می‌دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه‌ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه‌های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می‌دهد.
اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه مؤسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا درمی‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندارد گویند که مورد قبول و استفاده کلیه مؤسسات تولیدی قرار می‌گیرد.
کدگذاری در انبار
تعریف و فواید کدگذاری:
به ایجاد رویه و سیستمی که هر وسیله آن اطلاعات و نشانه‌های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه‌ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بکار می‌رود در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگ‌ها، نورها، اشکال، اعداد، الفبا و … یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از:
(۱) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق‌تر کالاها.
(۲)استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع‌آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.
(۳)ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشین‌های الکترونیکی پیشرفته.
(۴)صدور سفارش خرید بطور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل.
انواع روش‌های کدگذاری:
- روش ساده با روش اعداد ترتیبی.
- روش اعداد گروهی.
- روش اعشاری یا روش دیوئی.
- روش حروفی یا الفبایی.
- روش نیمونیک یا روش استفاده اول نام کالاها.
- روش مخفی.
- روش کدینگ ویژه.
- روش کدینگ استاندارد.
در روش ساده کالاها به ترتیب ورود سریال می‌خورند مثل ۱ و ۲ و ۳ … و برای انبارهایی تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده می‌ِشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم‌گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید‌الورود بودن یکی از آنها بود که با فاصله باز این مشکل رفع شد مثل ۱ ـ ۵ ـ ۱۰ ـ ۱۵ ـ … یعنی اعداد بین آنها که کد کالای مشابه با شماره‌های قبل و بعد از آن را نشان می‌دهد. در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسیم می‌نماییم. مثلاً۳۵۰ قلم کالای مؤسسه را در ۵ گروه تقسیم‌بندی می‌کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از ۷۰= ۵ ÷ ۳۵۰٫
یعنی ۷۰ قلم در یک رده قرار می‌گیرد با ۳۰% شماره اضافی هر رده شامل ۱۰۰ قلم کالا می‌گردد که از شماره ۷۰ تا ۱۰۰ جهت کالاهای جدید‌الورود می‌باشد به همین ترتیب در هر رده ۳۰% شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می‌شود و رده دوم از ۱۰۱ شمارش می‌شود و رده سوم از ۲۰۱ و رده چهارم از ۳۰۱ و رده پنجم از ۴۰۱ این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است. در مثال بالا ۵۰۰ کد خواهیم داشت (برای ۵ گروه اصلی ۳۵۰ موجودی واقعی و هر ۷۰ قلم در یک گروه قرار می‌گیرد). در روش اعشاری دیوئی از عدد و اعشار استفاده می‌شود و بیشتر در کتابخانه‌ها متداول است مثلاً کد ۷/۱۵/۲۴ عدد ۲۴ بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی ۱۵ نمایانگر نام مؤلف و عدد ۷ نشانگر نام کتاب است.
در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می‌شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می‌شود. در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می‌رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می‌آورد مثل نزاجا = نیروی زمینی ارتش جهموری اسلامی ایران یا ا.س.م = اسید سولفوریک مرگ و … . این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است. در روش مخفی ارقام علامات و یا حروفی که برای کدگذاری بکار می‌رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلی رمز خواهد بود مثل شماره خودورهای ارتش یا علاماتی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می‌شود.
روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کدگذاری اقلام انبار بنا به نیاز مؤسسه است. بعد از کدگذاری همه اقلام مؤسسه فهرست کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می‌شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می‌شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می‌شود که مورد استفاده مصرف کنندگان، انبار، مأمورین خرید و حسابداری قرار گرفته و به منزله زبان یکنواخت قسمت‌های مختلف عمل می‌نماید.
در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا، واحد مصرفی جنس، شماره یا کد کالا و محل در انبار به چشم می‌خورد.
برای دستیابی به شماره جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را به عمل آورد:
- تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
- تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
- تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروه‌های فرعی.
کدگذاری در انبار و انبارداری
سیستم Mesc:
در سیستم Mesc که روش کدگذاری جدیدی به شمار می‌آید، هر قلم کالا توسط یک عدد ده رقمی نشان داده می‌شود. برای کلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت یکصد (۹۹ تا ۰۰) گروه پیش‌بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یکصد گروه فرعی (۹۹ تا ۰۰) و هر گروه فرعی نیز شامل یکصد گروه فرعی دیگر می‌باشد. علاوه بر آن می‌توان به هر یک از ترکیبات این شش رقم، اعداد (۹۹۹ ـ ۰۰۰) یک عدد سه رقمی را اضافه نمود. اجزاء تشکیل دهنده نه (۹) رقم اول Mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می‌باشند:
نمودار مشخصات کالا فرعی فرعی اصلی
** ـ *** ـ ـ ** ـ ** ـ **
به این ترتیب هر قلم کالا با ۹ رقم اول شماره طبقه‌بندی (Mesc) مشخص شده و رقم آخر که نمودار نامیده می‌شود، اطلاعات خاص را درباره کالای مورد بحث به شرح زیر در اختیار می‌گذارد:
نمودار ۰: هنوز این کالا بکار گرفته نشده است.
نمودار ۱: نشان دهنده کالاها و لوازم وارداتی (غیر از قطعات یدکی وارداتی) است که به عنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده‌اند.
نمودار ۲: نشان دهنده کالاها و لوازم و یا قطعاتی است که در ایران ساخته و یا تهیه می‌شوند و به عنوان کالاهای استاندارد برگزیده شده‌اند.
نمودار ۳: نشان دهنده قطعات یدکی وارداتی است که به عنوان قطعات یدکی استاندارد صنعت انتخاب شده‌اند.
نمودار ۴: نمایشگر شماره موقت کالا بوده و فقط برای استفاده دایره طبقه‌بندی کالا می‌باشد.
نمودار ۵: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه (Mesc) دیگر برای کسب مشخصات اصلی است.
نمودار ۶: نشانگر کالاهای غیراستاندارد اعم از لوازم عمومی و قطعات یدکی است که مجدداً نباید سفارش شوند. اقلام دارای نمودار ۶ به سرعت باید مورد بررسی قرار گیرند و طبق ضوابط مربوطه ترتیب حذف آنها از موجودی انبار داده شود.
نموار ۷: نشان دهنده کالایی است که قابل مصرف می‌باشد ولی کالای مشابه دیگری جانشین آن شده و دیگر سفاش داده نخواهد شد و از مسئولین انبار خواسته می‌شود که قبل از سفارش و توزیع اقلام استاندارد، نسبت به توزیع و مصرف اقلام نمودار ۷ نمایند.
نمودار ۸: نشانگر کالای مستعملی است که تعمیر شده و قابل استفاده می‌باشد و در انبار نگهداری می‌شود.
نموار ۹: نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچیک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامی که تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن کالا مصرف کننده می‌بایستی فرم پشنهادی برای تغییر و اصلاح۱ نمودار ۹ به یک نمودار استاندارد یا غیر استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عملیات آتی به اداره طبقه‌بندی کالا ارسال نماید.
اقلام نمودار ۶ و ۷ و ۹ به علت استاندارد نبودن در کتاب طبقه‌بندی و کدگذاری آورده نمی‌شوند و در اسرع وقت می‌بایست بررسی و تعیین تکلیف گردند. جهت نیل به این هدف این گونه اقلام در فهرست موجودی انبار و همچنین در فهرست جداگانه‌ایکه در اختیار ادارات انبارها و تدارکات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدی موجود می‌باشد. فهرست کامل کدینگ آن به شر زیر است لازم به ذکر است که این سیستم در صنعت نفت کشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پیاده کردن در نقاط و صنایع دیگر نیز می‌باشند فهرست طبقه‌بندی و کدگذاری کامل به شرح زیر است:
فهرست گروه‌های طبقه‌بندی و کدگذاری کالاها
الف ـ حفاری و تولید:
گروه ۱٫ ماشین‌آلات حفاری و دکل حفاری
گروه ۲٫ ماشین‌آلات تولید و سیمان
گروه ۳٫ ابزارآلات حفاری و تولید
گروه ۴٫ ابزارآلات سیمانکاری دکل حفاری
گروه ۵٫ ابزارآلات تعمیرات
گروه ۶٫ ابزار دقیق حفاری
گروه۷٫ ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید
گروه۸٫ کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری
گروه۹٫ کالاهای مورد استفاده در استخراج و تولید
گروه۱۰٫دکل حفاری و متعلقات
گروه۱۱٫ دستگاههای عملیاتی و زمین‌شناسی و لرزه‌نگاری.
ب ـ حمل و نقل (Transportation):
گروه۱۳٫ اتومبیل‌های اروپایی
گروه ۱۴٫ اتومبیل‌های غیراروپایی
گروه ۱۵٫ کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (اروپایی)
گروه ۱۶٫ کامیون‌ها و اتوبوس‌ها (غیراروپایی)
گروه ۱۷٫ تراکتورها و تریلرها
گروه ۱۸٫ تراکتورها و تریلرها (کاتر پیلار)
گروه ۱۹٫ لوکوموتیوها، واگن‌ها و دستگاههای راه‌آهن
گروه ۲۰٫ وسایط نقلیه دریایی کوچک
گروه ۲۱٫ وسایط نقلیه دریایی نفتکش
گروه ۲۳٫ وسایط متفرقه نقلیه، متعلقات وسایط نقلیه
گروه ۲۴٫ دستگاههای مربوط به تعمیرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبیل
گروه ۲۵٫ هواپیمایی.
طبقه بندی و کدگذاری در انبار
ج ـ متعلقات ماشین‌آلات و ابزار دقیق:
گروه ۲۶٫ متعلقات ماشین‌آلات، آلات متحرکه، تسمه‌ها
گروه ۲۷٫ قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه‌گیری
گروه ۲۸٫ ابزار دقیق، وسایل اندازه‌گیری و درجه‌ها.
برای مشاهده محصولات دانلودی مجموعه انبارهمیار روی لینک زیر کلیک کنید:
